EMBA培训领袖俱乐部

企业会议管理办法及举措

2010-08-11 10:35:22 我要评论( )
一、目的

工作会议是各级部门负责人日常工作中重要的工作内容,本管理办法的目的在于规范会议的管理,确保达到会议的目的和效果,提高会议的效率,确保议而有决、决而有行。本管理办法只适用于本办法会议类别中规定的各类会议,其他内部会议由各部门自行掌握。

二、会议目标

       各级工作会议应该实现的目标至少包括:传达上级决议、检查上期工作、布置本期工作、协调解决问题、经验信息交流等。

三、会议的召集和组织

1. 各级工作会议应设会议主持人和会议秘书各一名。

2. 各级工作会议应有明确的计划,包括会议的时间、地点、目的、议题、议程、主持人、参加人员、会议秘书等。

3. 除固定时间的工作例会外,其它各种会议须由会议秘书提前一个工作日发出会议通知,各与会人员须及时进行确认。因特殊情况无法参加或不能准时参加会议,需提前向会议主持人请假。

4. 所有工作会议力求高效,会议主持人负责控制会议时间,会议时间一般应该控制在两个小时以内。

四、会议纪律

1. 各级工作会议严禁迟到早退,无论何人、何理由、迟到多长时间,每次均罚款50元,由会议秘书进行记录并由迟到人当场签字确认,月末报送财务部在工资中扣除罚款。

2. 所有与会人员在参会之前应根据会议的目的、议题等做好充分准备。

3. 会议开始前所有与会人员须将手机关闭或设置为无声状态,非紧急事项严禁接、打电话。

4. 会议期间所有与会人员应集中精力,做到“四不”:不走神、不开小会、不交头接耳、不无故外出。

5. 所有与会人员应积极参与问题的讨论。但在讨论问题时,严禁情绪化、自我为中心以及出现不礼貌的言行;发表意见应大胆、坦诚、不盲从、对事不对人;在观点不被采纳的情况下,不指责和抵触。

6. 讨论问题采取先民主后集中的方式,决议一旦形成,无论个人意见是否被采纳,所有与会人员均须在会后无条件执行,真正做到令行禁止,雷厉风行。

7. 任何与会人员不得在会后发表与会议决议不同的意见以及其它消极、抵触言论;任何与会人员不得在会后泄漏、传播在会议中没有形成决议的事项。

五、与会人员职责

1. 会议主持人

(1)       确定议题、议程和本制度规定参加人员之外的临时参会人员名单;

(2)       安排及控制会议时间,维持会议的顺畅进行;

(3)       传达上级决议、检查上期工作、布置本期工作、协调解决问题、经验信息交流;

(4)       会议结束前汇总意见,形成会议决议,做会议总结;

(5)       协调分工及安排后续会议;

(6)       会后安排人员监督决议执行情况。

2. 会议秘书

(1)       按要求发送会议通知,协助会议主持人召集会议;

(2)       协助会议主持人做好会前准备工作,包括会务安排,准备会议所需资料等;

(3)       会议期间协助主持人控制时间,维持会议顺利进行;

(4)       会议结束时整理会议室;

(5)       会后按会议要求在3个工作日内形成会议记录或会议纪要,并将会议决议和会议纪要经会议主持人审阅后发送所有与会人员。

3. 参加会议人员

(1)       提前了解议题并做好充分准备;

(2)       准时参加会议,特殊情况不能参加或不能准时参加会议,须按规定提前向主持人请假;

(3)       仔细聆听并积极发表观点;

(4)       会后执行会议决议;

(5)       会议列席人员可以根据本职工作情况自主安排参加。

六、会议类别

1. 周工作例会

(1)       会议时间:每周五下午5:20~7:20

(2)       会议地点:会议室

(3)       会议内容:传达上级决议、检查上周工作、布置下周工作、协调解决问题、经验信息交流

(4)       出席人员:

(5)       列席人员:根据需要邀请的有关人员

(6)       会议主持:

(7)       会议秘书:

(8)       会议文件:《周备忘》、会议纪要、会议决议,其中会议审议通过的会议决议、重要通知、规章制度等文件

(9)       会议文件发布时间:会后周一

(10)   会议文件发放对象:根据需要发送与会人员、相关经理或全体员工

2. 月度工作会议(遇季度工作会时取消)

(1)       会议时间:

(2)       会议地点:会议室

(3)       会议内容:月度工作总结与计划、研讨与交流

(4)       出席人员:

(5)       列席人员:根据需要邀请的有关人员

(6)       会议主持:会前确定

(7)       会议秘书:

(8)       会议文件:《月度计划执行报告》、会议纪要

(9)       会议文件发布时间:会后周二

(10)   会议文件发放对象:根据需要发送与会人员、相关经理或全体员工

3. 季度工作会议(遇年度工作会时取消)

(1)       会议时间:

(2)       会议地点:

(3)       会议内容:季度工作总结与季度工作计划

(4)       出席人员:全体员工

(5)       列席人员:根据需要邀请的有关人员

(6)       会议主持:会前确定

(7)       会议秘书:

(8)       会议文件:季度工作总结与计划、会议纪要

(9)       会议文件发布时间:会后周三

(10)   会议文件发放对象:根据需要发送与会人员、相关经理或全体员工

4. 年度工作会议

(1)       会议时间:

(2)       会议地点:

(3)       会议内容:年度工作总结与年度工作计划

(4)       出席人员:全体员工

(5)       列席人员:根据需要邀请的有关人员

(6)       会议主持:会前确定

(7)       会议秘书:

(8)       会议文件:年度工作总结与计划、会议纪要

(9)       会议文件发布时间:会后一周内

(10)   会议文件发放对象:根据需要发送与会人员、相关经理或全体员工

5. 其它会议:专项会议、表彰大会等会议,由各举办单位自行灵活掌握。
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