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学员对象:企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任等。
课程收益:
§ 学会编写自己的岗位说明 课程内容:
1、秘书/助理人员的自我角色定位 - 初级秘书/助理:事务性文员 - 中级秘书/助理:事务性文员+协助管理 - 高级秘书/助理:独立管理+事务处理 2、优秀秘书/助理人员的胜任素质 - 如何提升秘书/助理人员的素质 - 优秀秘书与一般秘书的差异 案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢? - 第一种人认为:初级秘书不就是端茶倒水,接听电话,就是个“万金油”角色; - 第二种认为吃年轻饭,混日子; - 第三种可是个有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。 二、秘书/助理的职业生涯规划 1、什么是职业生涯规划? 2、为何要进行个人职业生涯规划? - 分析自我,确立人生的方向 - 准确评价个人特点和强项,在职业竞争中发挥个人优势 - 看到秘书/助理职业发展规划的前景,提供前进的动力 3、职业生涯规划的简单步骤 - 掌握SWOT分析工具进行自我分析 - 运用“5W提问”法进行自我分析 What I am? 我是什么样的人? What I want? 我想要什么? What I can do? 我能做什么? What fit I most? 什么是最适合我? What I can choose?我能够选择什么? 三、秘书/助理商务礼仪规范 1、塑造良好的个人职场形象 - 着装的TOP原则 - “拒绝”着装败笔—着装误区 - 恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人 2、基本商务礼仪 - 办公室礼仪 - 接待礼仪 - 电话礼仪与应对技巧 现场演示:如何着装让我更优雅和自信 四、深圳高级秘书培训、深圳行政助理培训、办公室5S管理 5S的概念 推行5S的重要性 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法 快速掌握5S技巧 第二部分 工作技能篇 一、时间管理及工作统筹技巧 时间管理的误区 时间管理的原则 - 目标管理与80/20法则 - 缓急轻重的优先管理 - 个人时间与领导工作时间计划与安排 时间管理小窍门 办公室接待与电话处理 上级的时间管理与安排 自我情绪控制与压力管理 上司出差日程管理与工作计划 小组讨论:“你一天的工作是怎么安排的?” 我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁,你拥有25500天。每人每天都有24小时,1440分钟,86400秒。人——倒计时,人的出生是偶然,但死亡是必然,如何管理你好你的时间,让自己活出精彩? 二、会务组织与管理 成功组织会议的技巧 组织阶段的工作: - 会前准备 - 会中协助 - 会后整理 会议座次安排的学问 三、信息、文档管理与运用 1、信息收集 - 信息工作的六个基本要求和三个诀窍 - 收集信息工作的三个诀窍 - 信息的查实及传递 - 信息的储存与保密 2、文档管理 - 文档分类及储存的工作规范 - 文档查阅及分装的工作规范 - 文档销毁及保密的工作规范 四、行政公文写作技巧与处理实务 1、行政公文写作的基本要求 2、行政公文的格式 3、常用行政公文写作及公文格式要素范例 - 通用公文: - 事务公文: - 礼仪文书: 第三部分 统筹管理篇 一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧 1、成功沟通的秘诀 - 学会聆听:不轻易打断对方的话 - 怎样反问:了解对方的需求 - 如何肯定:肯定对方—微笑、点头、是是是 - 表明立场:拒绝的艺术 - 提出解决方案:提出2-3个解决方案 2、有效沟通过程及环节 - 信息发送、接收、反馈 - 有效发送的技巧 3、认识你的沟通对象 - 与上级沟通的原则 - 与各种性格的领导打交道技巧 - 跨部门的沟通技巧 二、行政管理人员办公室事务管理 后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁) 办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑) 员工安全和保密工作 公共关系管理 三、事物性项目性工作的组织管理 事务工作有哪些 学会列事务清单 用项目计划管理工作 - 沙盘演练:如何设计大型接待计划并实施 四、课程分享:我学到了什么?
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